教育百貨店の平野です。
今回は「理解しない部下、指示が適当な上司、そりゃ現場は回らんよ。」についてお話していきます。
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自分がしっかりと要件を話して相手に伝えたつもりが、相手に全く伝わってない時ってありますよね。
パーソナルな友人間から、社会に出て、取引先や社内や学習塾内での会話など。
友人間では笑い話で済むこともありますが、社会に出れば笑い事では済まされないことももちろんあります。
しっかりと自分の要望や、相手からの要望が伝わっていないことでミスが起き、自分や相手に不利益が生じることもあります。
そんな経験をしたことがあるそこのあなた。
要望がしっかりと伝わっていなかったことの全てのを、相手のせいにしてしまっていませんか？
それって本当に相手のせいですか？自分に間違いはなかったですか？
今回は人と人の間だからこそ起きるコミュニケーションエラー、
その解決策をお話ししていきます。
例えばあなたは仕事をしていて
「この仕事、今日中に済ませておいて」と上司から頼みを受けて
「わかりました」と回答したとします。
あなたは定時である19時までに自分の業務を終え、上司に頼まれた業務をこれからこなそうとしました。
その時、
「さっき頼んでおいた今日締め切りの仕事もう終わったか？」と上司に聞かれ
「いいえ！今から作業するのでお待ちください」と答えました。
すると上司は
「は？今日中って言ったんだから定時の19時までだろ！何してんだ！！」
とあなたを怒りました。
これは割とあるあるなコミュニケーションエラーですよね。何度か経験したことがあります。
私が思うに、このケースは上司にも部下にも問題があったことで生じたコミュニケーションエラーかと思います。
一体何がいけなかったのか、仕事のできる方なら気が付くと思います。
今回は下記の3ポイントに着目して解決策をお話しししていきます。
❶データ（できれば数字）での共有
数字は世界共通認識でもありますし、認識の齟齬が起きにくいですよね。
「この仕事、今日中に済ませておいて」と言われ、
上司は定時の19時までに済ませておいてほしい業務でとしてお願いしていたのかもしれませんが、
仕事を頼まれた部下の認識は「今日中だからまあ20時くらいまでなら大丈夫だろう。」かもしれませんよね。
数字での共有がない場合だとどちらの主張も間違ってないのでコミュニケーションエラーが起きてしまいます。
「この仕事、今日の19時までに済ませておいて」と数字での共有を行うことでこういったコミュニケーションエラーは無くなります。
❷書面にする
これもすごく大事なことです。よく聞く「言った言わない問題」に発展します。
本当に大事なことは書面にして相手に伝えた方が確実に伝わります。
今回のケースも依頼した業務をメールでしっかりと残していれば、未然にコミュニケーションエラーを防げた部分もあると思います。
私の場合はメールで「この仕事、今日の19時までにお願いします」とメールをしてさらに直接 or 電話で相手にしっかりと伝えます。
・コーチングスキルでカバーする
今回のケースに限らず、下記のコーチングスキルを意識することで認識のずれが生じ無くなりコミュニケーションエラーも無くなります。
コントローラー → 結論から話して具体例
プロモーター → 夢を共有して結論から
サポーター → 同意を得ながら1から
アナライザー → 0から10まで順番通りに説明
今回のケースは送り手である方にも問題はありましたが、、もちろん受け手である方にも問題があります。
「何時までにこの業務は済ませればいいですか？」の数字を意識した一言でコミュニケーションエラーは解決しましたね。
新年度に入り新しい環境に身を置く方も多いと思います。
しっかりと自分の意思や相手の意思を汲み取ることを意識してみてくださいね。
以上となります。
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